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2010年7月30日会议纪要

 

阅读:52 次 时间:2010/7/30 17:30:20 

时间:2010730

地点:一楼会议室

参加例会人员:康黎娜、张伟、梁伟、范美霞、曹立华、程海鹏、孟莎、李夏、赵华、骆磊、李立、李震、张怡、于玲、孙玉洁、张清秋、杨喜英、于春影

出差:单志明、王玉强

展览部:

A、本周工作完成情况:

一、招展工作:

广州:共定展320个展位

3.2214个展位(好缘,松川)

5.216个展位(来来)

到款:14.25107元(怡生园)

成都:跟进广州展老客户

骆磊:(广东以为机械展商)94(3家感兴趣,10家左右需要再跟进)

      嘉里合同增加事宜
     
赛思达,展位事宜
曹立华:(原辅材料企业)催协议的8家,

      联系企业80家,考虑或可以继续做工作的24,不参展的48,快递资料55

李震:(广东为主机械展商)112家(16家不排斥,可继续跟进)

      焙烤展商可是跟进20家(1家要资料)

二、事务工作:

1、西部经销商会议支持工作:

2、协助王老师落实筹备会议人员及酒店事与阿纯落实

3、成都展会宣传工作:(短信、网站、论坛、纸媒)

4、西部展短信发给领导确认内容发送

5、展商及会员手机汇总,群发西部展短信(4853)会员+展商

6、西部展会邮件发送,地址筛选整理群发展会信息邮件

7、烘焙论坛查询注册 论坛发帖宣传西部展会

8、西部展有关宣传资料文字撰写

9、媒体发稿沟通

10、补充媒体资源库

11、新闻稿撰写,有关活动带动展会宣传类型。

12、昆明几家企业成都资料邮寄

13、邮寄成都招展手册等资料装袋

14、广州展商手册

三、展会活动:

摄影主题活动策划撰写
饼店策划案主题活动撰写
乐斯福活动跟进

四、其他:

1、文博结账事宜

2、富邦付少斌来访,合作问题
3
、与小武沟通下一阶段工作

B、下周工作安排:

1、招展:焙烤展所以展商扫完

         重点客户专人负责,分工的王、张、武

2、宣传:大批量邮寄开始

         合作交换媒体硬广

         短信第一轮(10-20万)主要针对展商

         宣传贴开始发放

         其他网站宣传(合作,发帖)

3、其他:成都展商手册

         准备出差工作

         广州展会工作的进展问题

         广州展合作方的合作问题

         东南亚问题

         东盟理事会的拜访问题(89日后)
广州办事处:

A、本周工作总结:

一、业务方面:

1、  跟进展览部分配任务,部分展商进行初步跟踪。

2、  联系东泰司徒辉传达成都展会事项。

3、  随卢会长前往六合会见陈耀雄,磋商成都展。

4、  接待文博展览公司,就有疑义问题磋商

5、广州克丽玛林建良关于咖啡专业委员会事项

二、事务性工作:

1、  继续招聘文员,面试

2、  接待卢、唐、崔、谢四位会长在广州办会议

3、  接待总部单副秘书长出差广州办

4、  接待文博、许志义

5、  接待宝桃谢会长及谢琼瑶

6、  前往文博

B、下周工作计划:

1、  根据文员情况安排招聘或上岗

2、  前往部分已统计的客户处进行成都展具体情况沟通

3、  可能会涉及到出差广州以外的城市,按照具体情况向总部申请。

4、  待总部把各项物品邮寄到广州办后,根据实际情况邮寄资料,加大拜访力度。

5、  处理与文博可能产生的疑义问题。

会员会刊部:

A、本周工作完成情况:

1.         会费14300

2.         邮寄会员资料

3.         联系未交费会员75家(挂断4家短信通知,退会2家,已传银行底单2家,其余都已通知到)

4.         网站后台11家预定书籍用户电话联系,发送短信汇款地址

5.         网站后台会员申请表提交电话跟进

6.         手机号码整理发给展览部

7.         培训教育会员单位数据资料给程主任

8.         饼屋会员数据,经销会员数据筛选给李立

9.         库房整理,与马经理联系库房所缺资料,补齐书架刊物

10.     给会员提供咖啡机专卖企业信息

11.     鼎海贸易未到帐会费查询

12.     网站:四个文字链接,两个logo链接;准备展会方面Flash和漂浮框资料;每天更新内网和外网资讯;改正烘焙论坛注册错误

13.     收到轻院寄来的发票给财务并作出后续申请等工作,

14.     回复赛斯达的汇款查找和再次提供合同款项明细的讲解广告南侨询问通讯录的事情并进行相关查找和补寄

15.     筛选邮寄单位完成抄写展览部邮寄地址

16.     介绍培训教室状况,做出相关费用成本的可行性实施,准备工作计划;

17.     搜集行业培训教育工作信息,准备培训教育委员会的工作计划;完成“千家万盒”月

18.     展示活动的计划草案;

19.     接待维益到访,年会会刊百期的沟通介绍成都展会

20.     与未到的广告单位再次沟通发片方式

21.     维益/早苗的刊登要求记录核桃协会广告更改更换图片等的接收和回传等事宜

22.     乐斯福软文、海融接收稿件的问题协商

23.     吉诺高广告请美编确认后的问题回复

24.     做出已到的最终的情况汇总

25.     将本期广告目录和刊登情况与扬帆核对和交接

26.     7月刊杂志排版、校对目前完成二较,

27.     完成中秋订货会文章、中华烘焙招募文章;准备伴手礼及展会介绍资料;

28.     另外做一些展会相关材料翻译

29.     展商稿件核对、确认西部展宣传稿件、成都专题修改

30.     西部省份饼店发展表

31.     完成宝桃杯活动网络设计,并开始推广

32.     广州招展手册,网站内容设计,不干胶贴及展会信封设计。

B、下周工作计划:

1.         会员日常维护和催款

2.         第二期成都展会专题策划

3.         百期特刊 策划案修改审批

4.         八月103期杂志统筹、广告的刊登明细

5.         拜访曹继桐;准备培训教育委员会工作草案和文件;

6.         拜访联络其他培训教育专业委员会成员;

7.         准备烘焙教室的设计、预算工作;

8.         与单秘协商“千家万盒”活动的具体实施细节。

9.         和会展部共同与博文商谈成都展会培训教育专区的事宜。

办公室:

A、本周工作完成情况:

1.         西部展请示文件校对准备送工商联。

2.         校对员工合同。

3.         填写工商联调查表。

4.         统计9899期发行量给张姐。

5.         面试8人。3人准备下周约复试。并招聘网简历查找发给广州办。

6.         秘书处制度修改。

7.         新员工培训内容丰富并对新员工进行培训。

8.         召开部门会议讨论饼屋和烘焙之旅活动。饼屋活动计划初步拟定。烘焙之旅名单初步整理。

9.         准备饼屋通知放在邮寄的成都展首册中。

10.     整理秘秘书处制度。

11.     前台工作再次明细。

12.     回复慧聪网咨询的问题。   

13.     展览部设置新邮箱给赵华。

14.     查看小杨上周发排工作完成情况并逐一提出修改意见。

15.     网上订书问题与副主编商议解决。

16.     会员调查表修改意见给清秋。

17.     给工商联发康秘出差安排。

18.     联系修水池、大门等

19.     联系绿植养护人员并付绿植费用

20.     抄写劳动合同

21.     订购办公用品

22.     联系纱门安装、维修

23.     三楼照片裁剪、装相框

24.     抄写劳动合同,到工商办理地址变革事宜,填工商联调查表财务部分

25.     其他办公室日常、财务日常工作。

B、下周工作计划:

1、饼屋活动开始第一批联络。

2、烘焙之旅行程确定后联络。

3、崔装修公司验收和签协议。

4、做上半年总结会相关工作。

5、员工协议签定。

6、秘书处制度修改印制。

7、财务结账,做工资

8、其他日常,订水订名片,办公用品等。

在听取了各部门本周工作情况汇报及下周工作安排后,康秘书长作了如下发言:

展览部本周工作安排清晰、明确,量化分工很细,效率较高,工作状态要一直保持下去。展览部的工作主要围绕三个方面:1.展商电话联络。2.媒体沟通、招展手册。3.短信宣传。给出一个方法:对于有意向的展商要趁热打铁,在与上海展商联络之前要解决目前所有有意向的客户。关于两个合作单位,文博与富邦,每家给50个展位,价位为7折。

对展览部工作的补充:

1.收集两合作单位文博、富邦,广州展会的合作总结及计划,下周五之前反馈意见。周一下午前将成都展资料(包括:主题、规模、地点、时间、报价等)发给文博、富邦。

2.千家万盒月饼展示位置调整考虑。

3.杂志和网站内容调整。添加烘焙之旅新增的两个团:印度团和尼泊尔团。

4.张伟负责提醒王老师,拌手礼事宜与仲总沟通。

5.成都展展馆方面提出增加审图费,告知展商。

6.经销商组团函件,包括:成都展介绍、政策奖励说明、享受政策条件、美食美景一日游待遇(成都本市观众不享受一日游待遇)。李夏负责完成

会员会刊部:

1、下周三前将会员工作调查表给到康秘。

2、有关培训教室相关工作包括完成设计方案、给出预算方案、向广大会员招募、等,在814日前完成。给伍会长的说明函要在下周三汇报秘书长。

3、培训培育委员会在成都展会上的活动下周五前确定汇报秘书长。

4、副主编负责工作:
联络确定5家台湾饼店。

给伍老先生关于百期杂志庆典的函

邀请黄主席给百期杂志庆典的函
9
10日前崔要范会长关于给杂志上的稿件。

增设联络站工作加紧。

 

办公室:

财务下周一给出2009年差旅费明细;

烘焙之旅活动展开运作;

员工培训工作完善。

公会出境管理办法确定后放办公网。

来源:办公室

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