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2010年7月16日会议纪要

 

阅读:56 次 时间:2010/7/16 18:01:54 

时间:2010716

地点:公会会议室

参加例会人员:单志明、张伟、梁伟、范美霞、曹立华、孙玉洁、李夏、孟莎、赵华、骆磊、张清秋、李立、李震、于玲、杨喜英、于春影

请假:康黎娜、王玉强、张怡

一、展览部:

A、本周工作完成情况:

展会招展:

工作本周定展:1060个展位

2.211个展位

3.2857个展位

4.212个展位

本周到款:10104583

3.2563247

4.2329298

5.2212038

成都展118000

广州办事处: 

1.         广州办事处正式启动

2.         走访宝桃,向谢会长报到

3.         广告客户合同拟定及催促

4.         安装空调,采买物品

5.         联络活色昊道、趣园、文博

6.         联络部分广告客户

7.         面试新员工

日常定展工作:

1.         上海东方等企业展位费事宜

2.         联系顺达火腿、碧期、开兰、希麦展位事宜、联系金喜悦,地扪,百里园,顺达

3.         给巨园纸业发送展会资料、QQ食品,太古糖,华街等企业联系展位

4.         湖州广电展位事宜、恒华,合诚,粤国香,达瑞,地焖,裕隆达等企业

5.         联系展商棒师傅,海融,东兴,旭日,裕隆达,美科 等展商;回访展商崔协议先卓,多彩,广益等。南侨、鲁樱、金麦、北兴、美科等企业

6.         催嘉里合同,跟上海东方(6个)、伟业(1个)签订展会展位合同

7.         联系明年没有预定展位的展商:卓御、通益、永诚、惠想  

8.         联系科裕(展位问题解决);联昌、祥通、德凯、益都(催展会合同)

9.         解决阳政、健发、松川展位问题

10.     广西金昌退展(2个位)展位问题

11.     联系南顺活动事项

12.     修改调整展位图

13.     合作单位预留位

事务性工作:

1.         展会总总结报告修改

2.         接待金怡、展创来访

3.         焙乐道大师邀请函的修改

4.         昆仑亿发成都预登记 

5.         联系西部欲走访的企业和经销商

6.         展众传媒光碟内容确定

7.         催款

8.         网站内容核实确定

9.         网站修改调整内容、整理准备提交公司修改

10.     媒体沟通

11.     与办公室沟通参观可口可乐瓶装厂有关事宜

12.     与乐斯福沟通大赛有关事宜

13.     成都招展手册活动设计画面部分与美编沟通

14.     给陕西的经销商发会议邀请,传真相关文件

15.     给邮寄邀请函快件的经销商打电话,询问传真及快件是否收到,共33家。

16.     宝桃提供的西部名单,发传真4家,邮寄邀请函2 

17.     湛江金海西部经销商发传真,邮寄邀请函

18.     给未回执的12家单位打电话询问相关情况。

19.     整理筹备会议回执单。

20.     西部筹备会邀请函发传真,邮寄平信60

21.     讨论成都展预算及经销商优惠方案,成都展会预算修改后发送卢董。

22.     西部经销商优惠方案

23.     西部经销商会会议资料制作

24.     经销商会议预算

25.     筹备会预算

B、下周工作计划:

1.         招展手册修改印刷

2.         展会筹备会文件准备

二、会员会刊部:

A、本周工作完成情况:

会员工作:    

1.         新增14家专家委员会委员照片收集,上传网站

2.         会员有效地址整理给小曹

3.         所有饼屋食品厂会员企业信息筛选提供给孙姐

4.         会员日常(写会员证书,票据入账,邮寄会员资料)

5.         本周会费8000

6.         09年至今未交会费的70家单位的催款(空号1家,挂断2家,无人接听10家,退会3家,已传银行底单4家,其余都已通知到)

7.         网站后台会员表提交7家,电话确认沟通(入会汇款1家,有2家有意向入会还未汇款,其余无入会意愿)

8.         会员表备份更新(312家会员在会员表备注栏里添加备注信息)

会刊工作:

1.         7月杂志稿件编辑整理及修改、排版

2.         发采访提纲联系大赛选手

3.         专栏稿件完成

4.         中秋营销专题的整理

5.         招展手册排版,

6.         伴手礼相关设计

7.         广告工作:   

8.         请扬帆协助广益要刊登过的广告并提供给负责人

9.         接收和确认恒威、棒师傅的广告

10.     询问核桃协会、西北旺、早苗、海融、维益广告及广告款的催促及接收图片

11.     落实金城、科德发票是否收到及查找单子

12.     安琪、南侨稿件与副主编沟通并回复对方

13.     将未有稿件署名的与梁伟沟通并制作两期稿费和发放

14.     百期庆典工作:

15.     百期杂志广告单位统计并录入

16.     商讨活动运作的可能性

17.     其他工作:   

18.     宝桃活动方案的落实

B、下周工作计划:

1.         绩效制作7月刊会刊的稿件编辑、设计等

2.         广告片的落实刊登前的相关事宜

3.         百期庆典的相关事宜

4.         会员日常性工作

三、办公室:

A、本周工作完成情况:

1.         与中华英才合同续签事

2.         我的工作网上招聘信息更新设置。

3.         参观可口可乐公司事宜。    

4.         下载简历面试。

5.         新员工入职培训。

6.         查找咨询相关法律法规。特殊工时资料准备。公出劳动局。

7.         今年饼屋情况了解整理联络资料并请清秋提供会员中所有饼屋的信息。

8.         与保国联络配电脑安装电话等并了解现有电脑情况。

9.         解答买书资询电话。

10.     离职人员信息处理。

11.     收到工商联文件给秘书长并写书面文件回复工商联,邮件发送。

12.     请小杨更新员工通记录,给同事做名片。

13.     网站信息更改沟通并查看,及收发票。

14.     与李夏交接媒体工作。

15.     收到大连绿雪公司申请表企业简介等资料下载给清秋办理相关入会手续。   

16.     财务日常工作。

17.     网站相关更改发给红典。

18.     给刘晓洋电话崔修改水池等。

19.     电话表更新

20.     北青报续订

21.     做印章使用登记表

22.     例会、会议纪要上传

23.     烘焙论坛乱贴删除

24.     网站文章收索上传

25.     办公室用品订购

26.     发邀请函传真、电话确认

27.     邀请函、奖牌写单邮寄

B、下周工作计划:

1.         收英才网合同付款。

2.         整理库房,盘点电脑设备。

3.         召开部门会议讨论饼屋分工问题。

4.         查简历约面试,员工入职。

5.         上半年总结下半年计划。

6.         联络医院取体检报告。

7.         办公室财务日常工作。

在听取了各部门本周工作情况汇报及下周工作安排后,请新同事于春影做了自我介绍。单副秘书长安排工作如下:

1、展览部负责招展工作时间紧任务重,其中李夏负责所有宣传工作及活动统筹;成都展会的活动交会员会刊部负责,办公室配合。

2、各部门负责好本部门工作。

3、彼此了解各部门负责工作,加强相互协做。

4、下周一上午会员会刊部开部门会,李夏要参加,关于成都展会活动李夏统筹并与会员会刊部对接。

       5、关于可口可乐之行,参观了解了整个生产的流程。从其企业文化宣传展示中,可获得很多借鉴,如植入式广告,可供会刊广告借鉴。
来源:办公室

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